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「移転を検討しているのですが、どのような手順にて進めればよろしいのですか？」 |
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「お問い合せいただきありがとうございます。まずは移転時期はいつなのか、又移転の目的は何か、移転計画のプランニングが重要になります。 当社のスケジュール表にてご説明いたします。」 |
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「大きくわけて①から⑤までの流れになります。」 |
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「大変ですね～。もう少しその中身をおしえていただけますか？」 |
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「はい、流れに沿ってご説明いたします。」 |
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①移転計画のプランニング ●移転の目的をハッキリさせる事 基本項目である経費・面積・用途・設備・立地・ビル環境 の要素を、どの条件を優先させるか明確にする事です。 後は、移転時期の目安を設定し逆算する事により スケジュールを作成します。 （留意点） ・現状オフィスの面積・経費（賃貸料・共益費・空調費・交通費）を把握しておく事が必要です。 ・現状オーナーとの契約書の内容を再度確認することが必要です。特に・・・ イ．解約予告（通常は3ヶ月～6ヶ月）の確認 ロ．原状回復の条件（工事の範囲・工事業者の選択、他）の確認 ハ．特約条項等、違約条項の有無 ・移転費用のおおまかなりに概算をつかんでおく事が必要です。 イ．原状回復費 事前に業者から見積りを取って置く必要があります。 ロ．引越し費用 移転距離、荷物の量、作業内容によって費用に違いが出ます。 ハ．電話工事費 コンピュータ機器移設費。専門業者に事前に確認しておく事が必要です。 ニ．内装工事費 什器備品の購入費及び間仕切りの取り付け ヘ．雑費 （書類・印刷物等） | |
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②オフィスの選定 プランニングにて策定した優先順位及びスケジュールにそって物件の選定にはいりたいと思います。 A社様の優先順位の1番目にあげているランニングコストを算出するためのチェックポイントを確認しましょう。 ・賃料→契約面積と実際有効面積の差異があるかないか確認する必要があります。 ・共益費→共益費に関わる内容を把握する必要があります。 ・駐車場料金→24時間対応か時間指定があるか確認する必要があります。 ・水道光熱費→ビルによって基本料金の計算方式が違います。 ・室内清掃費→事前に指定業者があるかないか確認が必要です。 ・敷金（保証金）→一部償却費があるかないか確認が必要です。 （留意点） ・面積の増減により経費に差異が生じます。的確な有効面積を算出する事。 ・上記の項目が一般的な経費ランニングコストですが、ビルによっては 他に費用負担がある場合がありますので仲介業者に確認させる必要があります。 ・現状オフィス及び候補物件（複数物件）の経費比較表を作成すれば、経費の増減が明確になります。 | |
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「よくわかりました。札幌ヴェルディさんで経費の確認や比較表の作成をしていただけるのですか？」 |
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「はい、喜んでやらせていただきます。」 |
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A社様が2番目のポイントにあげている立地環境の説明に入ります。 まずは事前に物件周辺環境の事前調査が必要です。 立地 ・最寄駅からの所要時間 ・取引先へのアクセス距離 周辺環境 ・近隣に金融機関・役所等の有無 ・飲食店・商業施設の有無 ・隣接する道路状況 ビル環境 ・ビルの入居テナントの確認 ・ビル外観のイメージ ・エレベーターの数、搬入エレベーターの有無 ・エントランスの広さ、イメージ ・共用部分の広さ、大きさ、使いやすさ（トイレの数、給湯室の清掃状況） （留意点） ・社員の方々の交通利用状況を調査する必要があります。物件の立地によっては、 通勤のしずらさや経費の増大につながる場合があります。 ・社員の方々の要望も事前に確認しておく必要があります。 特に女性の方々の視点も見逃す事はできません。 | |
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「たしかに入居した後で、文句を言われてもかなわないからな～。」 |
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「ごもっともです。」 |
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「御社はコンピュータ関連の会社ですので、設備・管理体制・室内の環境が重要になると思われますが？」 |
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「特に24時間対応のビルが良いね！」 |
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「ハイ、その他にも確認しなければならないチェック項目を確認します。」 |
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◆設備 ・空調設備のシステム→個別空調かセントラル方式か、使用時間の確認 ・電気容量→OA機器増を見越した電気容量の確認 ・電話回線数・通信網回線の確認→現状使用回線の確認、通信網回線の種類の確認 ・OA対応→フリーアクセスフロアーかどうか、OA対応フロアーかどうかの確認 ・駐車場→駐車台数の確認、使用時間の確認、車種制限、使用方法の確認 | |
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「上記がビルの主要設備ですが、要望事項である24時間対応において、管理も大きな要素の一つです。」 |
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◆管理体制 ・防災・防犯システムの内容（機械警備か有人警備か） ・ビルの使用時間（24時間対応かの確認） ・日曜・祝祭日の使用状況 ・管理人・警備員の有無及び体制 ・管理会社の確認 ・避難経路 | |
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「チェック項目がこんなにあるのには驚くね！今、部屋の使い勝手が悪いんだが・・・。」 |
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「ハイ、その点も確認いたします。」 |
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◆室内環境 ・部屋の形状 ・天井の高さ ・床荷重及び床の素材 ・電源コンセントの位置と数 ・窓の形態（高さ・幅・開閉・通風） | |
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「以上が一般的なチェックポイントです。」 |
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「だいたい解かったので物件資料をお願いするよ。」 |
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「ハイ、かしこまりました。」 |
③契約 | |
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「契約に関しての手続きはどのようにすればいいの？」 |
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「①～④の流れになります。」 |
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（留意点） ・必要書類として会社概要、会社の印鑑証明・登記簿謄本、代表者の印鑑証明が 必要になりますが、オーナーによっては違いますので事前の確認が必要です。 ・契約書の作成はすべての条項を慎重にチェックし、少しでも疑問点があれば 仲介業者に確認させる必要があります。 ・移転の日時にあわせてどの時点にて解約予告を通知するか、一般的には入居申し込書を 提出し、移転先オーナーより了解をもらった時点ですが、賃料発生日の問題もあり 仲介業者と相談するのが賢明です。 ・現オーナーに対し敷金（保証金）の返還日の確認が必要です。 ・退去後原状回復が必要になり、原則的には原状回復終了時までは、契約終了とはなりません。 よって工事の範囲や期間に対しては、入念な打ち合せが必要です。 | |
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④オフィスプランニング | |
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「レイアウトが大変そうだけど・・・」 |
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「まずは現状の状況を把握する事です。」 |
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◆現状把握 ・各部署、役員室、会議室、応接室、収納スペース、リフレッシュスペース、 什器備品、更衣室の設置場所及び面積の算定。 ・照明や空調等の状況を確認する事。 ◆計画 1．内装業者を選定し、スペース・運用面・新オフィスへのコンセプトを十分に伝える事が重要です。 2．内装業者にコンセプトにそったレイアウト図面を作成してもらいます。 3．再度各スペース及びコンセプトにそっているか確認します。 （留意点） ・什器備品に無駄な発注はないかの確認 ・スペース配分に無理はないかの確認 ・防災関係などの不都合点があるかないかの確認 ・機能性・将来を見越した配慮がなされているかどうかの確認 ・空調・照明の変更及び追加の必要性があるか。 | |
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⑤移転準備・引越し | |
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「移転に必要な手順・手続きを教えてもらえますか？」 |
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「はい、わかりました。」 |
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◆業者の選定 ・引越し業者を選定 ・電話機器の移設業者の選定 ・OA機器移設業者の選定 ◆各種届出・手続き ・法務局への届け出→本店・支店移転申請 ・税務署への届け出→納税地・給与支払い・事務所移転届出 ・地方税事務所→事業開始等申込書 ・社会保険事務所への届け出→適用事務所の変更届 ・公共職業安定所→事業主事務所の変更届 ・労働基準監督所→所在地等の変更届 ・郵便局→転送届け ・警察署→車庫証明 ・NTT→移転手続 （留意点） ・ビルの管理者への事前の打ち合せをする事 ・作業時間の打ち合せ ・電源容量及び電源コンセントの確認 ・養生方法及び搬出搬入の方法の確認 ・移転物品・残品物品・廃棄物の確認 ・カギもしくは管理者の立会いの確認 | |
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「今までが移転計画の流れです。」 |
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「大体解かりました。早速プロジェクトチームを作り移転を進めたいと思います。 協力の程よろしくお願いします。」 |
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「こちらこそ精いっぱい協力させていただきますのでよろしくお願いします。」 |
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